Last converted: 2026-03-18 20:26 UTC

Handboek SharePoint Agents

Introductie

Dit handboek helpt je een SharePoint Agent in te richten die nuttige, herleidbare antwoorden geeft. De agent beantwoordt vragen op basis van documenten in een SharePoint-bibliotheek en verwijst altijd naar bronnen.

De aanpak is bewust simpel: je plaatst een map agent_docs/ in je bestaande SharePoint-bibliotheek met vier stuurbestanden. Je documenten blijven waar ze zijn. De DocMap beschrijft wat er is en hoe het samenhangt — daarmee vervangt hij de subfolder-SysteemPrompts die in eerdere versies nodig waren.

0. Overzicht

Wat je oplevert

• Een map agent_docs/ in je SharePoint-bibliotheek met 4 bestanden: Startblad, SystemPrompt, DocMap (inclusief kernvragen), en Glossary.
• Je bestaande documenten blijven waar ze zijn — je verplaatst niets.

Wat je niet nodig hebt

• Geen subfolder-SysteemPrompts per documenttype — de DocMap beschrijft alles.
• Geen aparte tests-map of testlog — kernvragen zitten in de DocMap.
• Geen documenten verplaatsen naar een speciale folder.

Wanneer wel/niet gebruiken

Wel: beleid, proces- en technische documentatie waar herleidbare antwoorden nodig zijn. Niet: snelle pilots zonder beheer, of agents die buiten de bibliotheek moeten zoeken.

1. Stuurbestanden

De agent wordt gestuurd door vier bestanden in agent_docs/. Elk heeft een eigen functie. Samen zijn ze 3-5 pagina's.

1.1 Startblad (voor mensen)

Een half A4'tje dat uitlegt wat de agent doet, voor wie, en wat er niet in zit. Dit is voor gebruikers, niet voor de agent.

1.2 SystemPrompt (voor de agent)

Gedragsregels voor de agent. Kort en hard.

--- BEGIN SYSTEEMPROMPT [GEN] ---
ROL
Je bent de <AGENTNAAM> SharePoint Agent. Je helpt <DOELGROEP> met vragen over <DOMEIN>.

BRONNEN (HARD)
Gebruik uitsluitend informatie uit documenten in deze SharePoint-bibliotheek. Raadpleeg de DocMap om te bepalen welke documenten relevant zijn.

GEDRAG
• Verzin niets. Als info niet in de documenten staat: "Niet te vinden in de beschikbare documenten."
• Combineer informatie uit meerdere documenten als dat nodig is.
• Geef altijd bronverwijzing: "Bronnen: [documentnaam]".
• Gebruik de termen en synoniemen uit de Glossary.

SCOPE
• Niet: bestanden wijzigen/uploaden, systemen aansturen, e-mails sturen.
• Wel: uitleg, samenvatten, definities, verbanden leggen.

ANTWOORDFORMAT
Eerst antwoord, daarna: "Bronnen: …".
--- EINDE SYSTEEMPROMPT ---

1.3 DocMap (het hart)

De DocMap vertelt de agent wat er in de bibliotheek staat, hoe documenten samenhangen, en wanneer welk document geraadpleegd moet worden. Dit vervangt de subfolder-SysteemPrompts uit v1 — alles in één overzicht.

Documentenoverzicht

Per document of folder: wat het is, welk type, en bij welke vragen de agent het moet raadplegen.

Relaties

Welke documenten samen gelezen moeten worden voor een volledig antwoord. Dit maakt cross-document antwoorden mogelijk.

Tip: de "Raadplegen bij"-kolom in het documentenoverzicht helpt de agent al een heel eind. Voeg pas relaties toe als cross-document antwoorden niet vanzelf lukken.

Kernvragen

5-10 vragen die je gebruikers echt stellen, plus een paar over agentgedrag. Dit zijn je testvragen — als de agent deze goed beantwoordt, werkt hij.

Twee typen:
• Operationeel [O]: vragen die gebruikers in de praktijk stellen.
• Functioneel [F]: vragen over de agent zelf en zijn gedrag.

Regel: als een vraag fout gaat, fix in de documenten of DocMap — niet in de vraag.

1.4 Glossary

Termen en synoniemen die gebruikers hanteren. Leg hier vast wat verwarrend is of waar meerdere woorden voor bestaan. De agent gebruikt dit om vragen beter te matchen.

2. Je bibliotheek inrichten

Je documenten blijven waar ze zijn. Je voegt alleen een map agent_docs/ toe aan je bestaande SharePoint-bibliotheek.

Wat je toevoegt

agent_docs/
Startblad_<AGENTNAAM>.docx
SystemPrompt_<AGENTNAAM>.docx
DocMap_<AGENTNAAM>.docx
Glossary_<AGENTNAAM>.docx

Tips voor vindbaarheid

• Gebruik duidelijke, beschrijvende koppen in je documenten.
• Gebruik consistente termen (en leg synoniemen vast in de Glossary).
• Vermijd dubbele versies van hetzelfde document.

3. In 4 stappen naar een werkende agent

Stap 1 — agent_docs/ aanmaken

Maak een map agent_docs/ in je SharePoint-bibliotheek. Schrijf de 4 stuurbestanden (gebruik de sjablonen uit hoofdstuk 1). Vul de DocMap in: beschrijf elke folder/document in de bibliotheek met type, beschrijving, en wanneer te raadplegen. Voeg 5-10 kernvragen toe.

Check: DocMap beschrijft je documenten. Glossary bevat de termen die gebruikers hanteren.

Stap 2 — Opruimen

Verwijder dubbele of verouderde versies van documenten uit de bibliotheek.

Check: geen dubbele bestanden; één leidende versie per document.

Stap 3 — Testen

Stel de kernvragen uit je DocMap aan de agent en beoordeel de antwoorden.

Check: bij fouten, pas de DocMap aan (beschrijving, relaties) of de documenten (koppen, termen). Niet de vraag.

Stap 4 — Delen

Deel de bibliotheek met je gebruikers. Verwijs ze naar het Startblad.

Check: kernvragen worden correct beantwoord met bronverwijzingen.

4. Onderhoud

Na oplevering: houd de kernvragen in de DocMap groen bij elke wijziging.

• Nieuw document? Voeg een regel toe aan de DocMap.
• Termen veranderd? Pas de Glossary aan.
• Documenten bijgewerkt? Stel de kernvragen opnieuw.

Veelvoorkomende problemen

5. Hergebruik

Dit handboek is generiek [GEN]. De structuur (agent_docs/ met 4 stuurbestanden) en de SystemPrompt-principes werken voor elk domein.

• Altijd hergebruiken [GEN]:

Stuurbestanden (Startblad, SystemPrompt, DocMap, Glossary).

SystemPrompt-principes (scope hard, niets verzinnen, altijd bronnen).

Kernvragen + fix-in-document-regel.

• Alleen hergebruiken als jouw domein hetzelfde is [FONS]:

Domeinspecifieke termen, namen, en paden.

OTAP-interpretatie (P=Run, O=Change).

Appendix A: Uitgewerkte DocMap (voorbeeld)

Hieronder een voorbeeld van een ingevulde DocMap. Gebruik dit als startpunt en vervang de inhoud door je eigen documenten.

Documentenoverzicht

Relaties

Kernvragen